La plupart des Français ont déjà entendu parler des prélèvements SEPA sans vraiment en connaître les détails. Ce système de paiement européen, qui signifie Single Euro Payments Area, a été conçu pour harmoniser tous les moyens de paiements qui s’effectuent dans la zone Europe, qu’il s’agisse de virement ou de prélèvement. Mais pour ceux qui ne le savent pas encore, le prélèvement automatique SEPA est également utilisé en Islande, en Norvège et au Liechtenstein, qui font partie de l’Espace économique européen. Ce moyen de transaction est particulièrement utilisé par toutes les formes de cotisations et d’adhésions périodiques comme les assurances, et les abonnements FAI, Presse, eau, gaz, etc. Dans l’Hexagone, la majorité des associations perçoivent de temps en temps des cotisations de leurs adhérents.
Généralement, ces cotisations sont collectées par prélèvements automatique SEPA. Les associations peuvent ainsi recevoir l’argent de leurs adhérents ou donateurs vers le compte de l’association sans que ces derniers n’aient besoin à effectuer un virement bancaire manuel. Cependant, l’association a besoin d’un mandat de prélèvement automatique. Il s’agit d’une autorisation qui offre à l’association la possibilité de transférer de l’argent depuis les comptes de ses adhérents, et ceci, de manière ponctuelle ou récurrente. Si vous avez besoin plus d’informations sur les prélèvements SEPA, vous êtes au bon endroit. Cet article vous en dira davantage sur les prélèvements SEPA pour les associations et les organisations à but non lucratif.
Prélèvement SEPA : quelles exigences une association doit-elle remplir ?
Comme évoqué ci-dessus, les prélèvements automatiques SEPA procurent de nombreux avantages aux associations et aux organisations à but non-lucratif. Cependant, ces dernières doivent remplir certaines conditions pour pouvoir l’utiliser. Ces exigences concernent aussi bien les aspects organisationnels, techniques que juridiques.
- Avoir un compte bancaire conforme au SEPA : Pour qu’une association puisse utiliser les prélèvements Single Euro Payments Area, il faut que sa banque lui ait ouvert un compte bancaire qui puisse le recevoir.
- L’association doit avoir accès à un logiciel dédié : l’une des conditions de base pour le prélèvement automatique SEPA est qu’il faut avoir accès à un logiciel conforme à la norme SEPA. Dans le cas contraire, il faut que l’association doit avoir accès à un système de banque en ligne qui lui permette, non seulement de créer, mais aussi de gérer des prélèvements automatiques SEPA.
- Fournir l’identifiant de créancier : pour percevoir les cotisations par prélèvements SEPA, les associations concernées doivent présenter un ou plusieurs identifiants de créancier.
- Avoir un accord de collecte : les établissements bancaires doivent encore évaluer au préalable le risque de retour des prélèvements avant de passer à l’activation des prélèvements SEPA. Si cette évaluation est positive, l’association ou l’organisation à but non-lucratif conclue un accord de collecte avec la banque. Cela constituera la base pour la soumission de prélèvements automatiques SEPA.
- Les adhérents doivent fournir un mandat SEPA : une fois que l’association a toute mise en œuvre pour l’exécution des prélèvements SEPA, elle doit faire le nécessaire pour obtenir l’autorisation de ses adhérents. En effet, ces derniers doivent fournir un mandat SEPA pour que la banque de l’association puisse prélever de l’argent sur leurs comptes. Le mandat SEPA doit être établi par écrit, et inclure la signature de l’adhérent et ses coordonnées et ceux de de son compte. Il est important de savoir qu’un mandat SEPA doit être conservé même si un adhérent a quitté l’association.
- Soumettre les prélèvements automatiques : les prélèvements automatiques SEPA doit être soumis à la banque au moment opportun, soit au moins un jour ouvrable bancaire avant la date d’échéance. Pourtant, il est recommandé de prendre contact avec la banque à l’avance par mesure de sécurité. Il faut également que les prélèvements automatiques soient créés au format normalisé pour les transactions SEPA, c’est-à-dire le format XML/SEPA.
- Les associations doivent suivre les directives du RGPD : il est important que les associations se plient aux directives du Règlement général sur la protection des données ou RGPD. Cette recommandation doit être suivie à la lettre surtout lors du traitement des données sensibles à caractère personnel des adhérents en lien avec les prélèvements SEPA. De plus, les adhérents doivent consentir au stockage et au traitement de leurs données.
Les différents avantages des prélèvements SEPA pour les associations
Contrairement aux paiements en espèces et aux virements individuels, les prélèvements automatiques SEPA procure aux associations d’autres avantages :
- Le principal avantage des prélèvements SEPA est son automatisation. En effet, elle permet aux associations de recevoir les fonds dans les délais. Il n’y a aucun risque que les adhérents puissent oublier de payer leur cotisation car ils n’ont aucune procédure à effectuer.
- Un service à moindre coût : même si le coût des prélèvements Single Euro Payments Area peut varier d’une banque à l’autre, il est généralement moins cher que les autres modes de paiement. Par ailleurs, vous n’avez pas besoin de rappels si les cotisations sont reçues à temps via un prélèvement automatique.
- Simplicité de la gestion : la charge administrative des associations est réduite en raison de l’automatisation des prélèvements. Toutefois, au fur et à mesure que le nombre d’adhérents augmente, les processus comptables se multiplient également. Au lieu d’envoyer chaque domiciliation individuellement, il est possible de les regrouper en une seule domiciliation collective.
- Les transactions sont facilement vérifiables : ce mode de paiement peut renforcer la confiance des adhérents, notamment en raison du droit d’opposition de huit semaines. De plus, toutes les transactions peuvent être vérifiées facilement, et peuvent même être tracées. Pour cela, il ne suffit que de demander un relevé de notes.
Il est vrai que prélèvements SEPA procurent de nombreux bénéfices aux associations et aux organisations à but non-lucratif. Mais sachez qu’il en est de même pour les donateurs. En effet, ces bienfaiteurs bénéficient aussi d’une liberté de choix du montant et de la fréquence de leurs dons. Autrement dit, leurs sorties d’argent sont limitées. De plus, les prélèvements Single Euro Payments Area leur offre la possibilité d’éditer des justificatifs fiscaux pour la déduction des impôts.